Se pudéssemos oferecer apenas um conselho de economia, seria este: faça um projeto para o seu evento. O tempo e o valor investidos para elaborar um projeto do evento trarão um retorno em economia muitas vezes maior do que o valor investido. Após tomar algumas decisões básicas sobre como será o seu casamento, é possível e necessário fazer um pré-orçamento. Isso trará seu sonho para um âmbito de realidade, onde ele deve ser analisado, pois, no final das contas, a estimativa de gasto possível é o que definirá realmente como será este dia tão importante. Para projetar um evento, é preciso conhecimento; caso contrário, será apenas um esboço sem muita utilidade. Sendo assim, o complemento deste conselho seria: contrate um profissional com o conhecimento necessário para o projeto e, se possível, a execução.
O planejamento inicial do evento deve levar em conta o valor aproximado que será destinado ao evento. Isso determinará fatores importantes como o local onde será realizado, a decoração e o que será servido aos convidados (alimentos e bebidas). Juntos, esses fatores respondem por aproximadamente 60 a 80% dos custos totais do casamento. É necessário uma adequação dos sonhos à realidade dos custos estimados no planejamento inicial. Se o local dos sonhos custa metade do que você dispõe para a realização do evento como um todo, naturalmente deverá haver um ajuste em outros aspectos do evento, como, por exemplo, substituir um banquete por algo mais frugal como bolo com champanhe ou a redução do número de convidados.
Importantes Considerações:
Toda economia é válida, mas concentrar-se nos itens de maior valor produzirá resultados mais significativos, como o número de convidados, local e decoração, alimentos e bebidas. Tenha muito cuidado com as economias “aparentes”, como locais com severas deficiências de estrutura que te obrigarão a investir para compensá-las. Alguns itens devem ser cuidadosamente analisados antes de optar pelo mais barato. Não existem fórmulas mágicas; se algum profissional ou empresa oferece um produto ou serviço por um valor muito diferente da média do mercado, provavelmente haverá redução na qualidade final.
O que será servido aos convidados é provavelmente o item mais crítico contratado em todo evento. Mesmo que não seja tão importante para você e sua família, certamente será para a maioria dos convidados. Preste muita atenção e dedique tempo à seleção e contratação dos serviços de alimentos e bebidas. É perfeitamente possível reduzir custos de forma segura neste item, optando por cardápios mais simples, porém mantendo a qualidade. Existem inúmeras opções de cardápios e formas de serviço que reduzem o custo, com alta qualidade e sofisticação. Lembre-se de que quantidade não significará satisfação garantida e quase sempre significa menos qualidade e sofisticação.
Considere reduzir o número de convidados. Salvo raras exceções, a lista final de convidados sempre pode ser enxugada. A sugestão é baseada na premissa de que é mais importante um evento bem elaborado para um número razoável de convidados do que uma festa incompleta para um número adicional de pessoas com uma ligação menor com você e que provavelmente serão as primeiras a observar aspectos de imperfeição na festa. Utilize serviços conjugados. A regra da avaliação de cada serviço como se fosse de diferentes prestadores é muito válida neste caso também. Contratos bem elaborados e descritivos para cada serviço, idem. No entanto, não há dúvidas de que a utilização dos “pacotes de serviço” reduzem os custos. Outra orientação a respeito dos serviços conjugados: componha individualmente os serviços de acordo com seu projeto e depois negocie percentuais de desconto para o conjunto. Deste modo, evita-se a compra de serviços padronizados – todos com a mesma cara e, com frequência, de menor qualidade.
